В любой компании должен быть архив. Когда руководитель впервые сталкивается с этой новостью, он может испытать смятение и непонимание, как максимально эффективно, быстро и выгодно создать архив. Существует несколько способов, о которых мы расскажем в данной статье.

Самый простой — доверить все профессионалам

Если вы совершенно не хотите заниматься этими вопросами, изучать законодательство и «возиться с бумага», вы можете просто доверить все специалистам.

«Все» — в данном случае означает и сам процесс создания архива (то есть специальную обработку документов, подготовку каталога, электронного архива и т.д.), так и хранение. Большинство крупных, серьезных компаний, работающих в данном сфере имеют собственное хранилище и могут разместить там ваши бумаги.

Также к видам услуг архивации документов относятся создание электронного архива, конфиденциальное уничтожение просроченных бумаг и многое другое.

Самый популярный — хранить у себя, но обрабатывать с помощью специалистов

По статистике большинство руководителей предпочитают все же размещать архив в своем офисе, но для обработки приглашают профессионалов.

Это практичный вариант, который позволяет заплатить за услуги один раз и получить качественный, эффективно работающий архив. Но он требует наличия помещения, а также грамотного сотрудника в штате, который сможет в дальнейшем поддерживать порядок в хранилище.

Самый выгодный — обучение своего сотрудника

Если вы хотите во всем справляться своими силами, вы можете отправить одного или нескольких своих сотрудников на обучение. Они овладеют тонкостями профессии и смогут провести все работы сами.

Обучением (семинары, курсы, практикумы) также занимаются компании, оказывающие архивные услуги.

Очень часто на обучение сотрудники компаний приходят уже после того, как архив готов. В этом случае их научат тому, как пополнять содержимое вновь поступающими документами, и как поддерживать порядок в имеющемся хранилище.

Самый дешевый, но, увы, провальный — делать все самому, не владея знаниями

Некоторые руководители, желая сэкономить, отказываются и от услуг профессионалов, и от обучения своих сотрудников. Это, действительно, самый дешевый способ сделать архив. Но, к сожалению, при таком подходе просто гарантированы ошибки. Некоторые из них могут просто создавать дискомфорт при работе, другие — нести серьезные потери и даже нарушение законодательства.

Мы настоятельно не рекомендуем использовать этот вариант. А если вы все же склоняетесь к нему, советуем хотя бы основательно изучить требования законодательства и проконсультироваться с более опытными людьми.